Kender du begrebet 32:4?

Revisionskontoret Aaen & Co. har indført det nye initiativ 32:4.

Tekst og foto/ Jan Wie, fagchef for medlemskommunikation, FSR – danske revisorer

Det kom som et chok, da ni medarbejdere i løbet af vinteren 2021 og forsommeren 2022 lagde deres opsigelse i Aaen & Co. De fem partnere har altid været stolte af, at medarbejderomsætningen var meget lav på et kontor, som støt voksede fra at være syv medarbejdere ved årtusindeskiftet til at være 45 blot tyve år efter. Det velrenommerede statsautoriserede revisionskontor blev etableret i 1999 og har til huse i Helsingør.

Partnerne begyndte at fundere over årsagen til den pludselige medarbejderflugt og nåede frem til, at de to år med COVID-19 havde sat en milepæl i folks bevidsthed og givet anledning til at tænke over eget liv og arbejdssituation. Hovedparten af de ni tidligere medarbejdere havde haft lange ansættelsesforhold i Aaen & Co., og eftersom otte af medarbejderne helt havde forladt revisorbranchen, er en af partnernes hypoteser, at de har haft brug for at prøve noget andet. Ingen har smækket med døren eller ytret utilfredshed med ansættelsesforholdene. Fire af de otte har i øvrigt fået job hos nogle af virksomhedens kunder.

De fem ejere gik i tænkeboks for at overveje situationen og konkluderede, at de måtte gøre noget ekstraordinært for dels at fastholde de eksisterende medarbejdere, dels at tiltrække nye. Løsningen blev at tilbyde kollegerne en helt ny ordning ved navn 32:4. Bag begrebet ligger, at medarbejderne har en arbejdsuge på 32 timer, som er fordelt på ugens første fire dage. Desuden indeholder ordningen den luksus, at eksisterende medarbejdere ikke går ned i løn.  

Svarer på seks spørgsmål

Kort efter statusperiodens afslutning i begyndelsen af juli aflagde SIGNATUR to af de fem partnere et besøg i Helsingør. Søren Appelrod og Jesper Smidt, begge tidligere PwC-revisorer, svarer her på en håndfuld spørgsmål, som det nye initiativ har affødt.

Kan I uddybe, hvorfor I har valgt at gå denne vej?

Hensigten har først og fremmest været at ændre normen for, hvor mange timer man som revisor skal lægge på kontoret. Vi har hørt historier om kolleger i branchen, som arbejder 50-60 timer om ugen, og som ligefrem praler af den store arbejdsmængde. Den kultur vil vi gerne gøre op med og ændre den generelle forestilling om revisorer som arbejdsheste med overarbejde i lange baner. Vi har et stort ønske om at sænke barren og skrue ned for en arbejdsuges længde. Derfor lancerede vi 32:4, som består af en 32 timers arbejdsuge over ugens fire første dage. Vi har som udgangspunkt fri om fredagen, hvor vi lukker receptionen og omstillingen, samtidig med at frokostordningen udgår. Den nye ordning træder i kraft den 1. oktober 2022, hvor vi tilbyder medarbejderne en 32 timers arbejdsuge året rundt. I dag har vi en arbejdsuge på 39 timer i statushalvåret og en 35 timers arbejdsuge i den anden halvdel af året, forklarer Jesper Smidt.

Aaen og Co. åbner døren for nye medarbejdere, som gerne vil have muligheden for at arbejde fire dage om ugen.

Hvad med de medarbejdere, som ønsker at fortsætte med at arbejde om fredagen? 

Når det er sagt, regner vi med, at der stadig er nogle, som arbejder om fredagen. Det er nemlig ikke et krav, at man kun må arbejde 32 timer om ugen. Det er et tilbud om at gøre arbejdslivet mindre stresset og mere fleksibelt for medarbejderne. Hvis nogen ønsker at arbejde mere end 32 timer ugentligt, må de meget gerne gøre det. Det betyder blot, at disse revisorer får mere i lønningsposen. De første tre overarbejdstimer honoreres 1:1, og overarbejde ud over 35 timer honoreres 1:1,5. Hvis medarbejderen arbejder 37 timer på en uge, giver det seks timers overarbejdsbetaling. Vi håber da også, at nogle vil benytte sig af denne mulighed, for ellers kan vi hurtigt rende ind i et kapacitetsproblem, og jeg vil gerne understrege, at vi stadig opmuntrer de medarbejdere, som gerne vil give den en skalle, til at gøre det. Vi ønsker på ingen måde at tage gejsten fra de kolleger, som gerne vil arbejde flere timer. Vores vigtigste pointe består i, at vi skal have plads til alle, og at det skal være legitimt både at skrue ned for blusset såvel som at skrue op, fortæller Søren Appelrod, som selv forventer at være til stede på kontoret om fredagen.

Hvad betyder den nye ordning for jer partnere?

Vi lægger meget vægt på, at vi kan fremvise en arbejdsplads med motiverede og tilfredse revisorer, og det nye initiativ skal meget gerne stimulere den ambition. Når det er sagt, skal vi da ikke lægge skjul på, at vi ikke får helt samme indtjening, som vi har fået tidligere. Den pris er vi meget villige til at betale, og jeg vil sågar vende det om og sige, at vi ikke har råd til at lade være. Det er i bund og grund ikke vores interesse at køre medarbejderne hårdt for at tjene endnu flere penge. Det er ikke vores stil. Vi partnere har været med i mange år, og når vi om nogle år står for at skulle generationsskifte revisionsvirksomheden, er det vigtigt for os at kunne se tilbage på de sidste år som sjove og interessante i stedet for at drive en super effektiv forretning med en høj indtjening. Vi vil langt hellere have glade medarbejdere, som på hver deres måde tilrettelægger et arbejdsliv efter egne behov og ønsker. Det er et spørgsmål om livskvalitet for os partnere. Den pris vil jeg gerne være med til at betale, påpeger Jesper Smidt.

Kan det være en risiko, at den enkelte medarbejder fortsætter med at løse samme mængde kundeopgaver som hidtil, men nu bare får mere travlt, fordi mængden skal klares på 32 og ikke 37 timer?

Nej – det er vi meget bevidste om ikke må komme til at ske. Det vil jo runge hult, hvis vi siger til medarbejderne, at nu skal de ned på 32 timer og i øvrigt nå det samme. Så bliver det bare et yderligere pres for den enkelte medarbejder. Det er med andre ord ikke en effektivitetsøvelse. Vi sælger jo timer, og vi forventer ikke, at folk bliver mere effektive og kan sælge flere timer. Vi er derfor også bevidste om, at vi skal have udvidet kapaciteten og øge antallet af medarbejdere, hvis vi fastholder det antal kunder, vi i dag servicerer. Hvis vi ikke øger medarbejderstaben, må vi sige farvel til nogle af vores eksisterende kunder og eventuelt også sige nej til nye. Hvis vi ikke får kapaciteten på plads, skærer vi ned i kundemassen, lyder det fra Søren Appelrod.

Hvordan har medarbejderne reageret?

De seneste to år har været præget af en stor arbejdsmængde, hvor hjælpepakkerne i forhold til COVID-19 også har spillet en rolle. Det har været ren leverpostej, hvor vi ikke har haft det store overskud til sociale arrangementer. Med de mange opsigelser i løbet af det seneste halve år oven i hatten har det været demotiverende for de resterende medarbejdere at konstatere, at færre hænder skal løfte flere opgaver. Det har nemlig været svært at rekruttere nye medarbejdere. Derfor gik vi i tænkeboksen og tænkte ud af boksen og fik ideen til 32:4. Da vi var klar til at præsentere forslaget, indkaldte vi til et morgenmøde, hvor vi introducerede den nye ordning. Den første reaktion var total stilhed i salen. Derefter begyndte vi at drøfte fordele og ulemper, hvor nogle udtrykte stor begejstring, mens andre var mere skeptiske og udtrykte bekymring for, om der lå noget bag forslaget, som de ikke lige kunne gennemskue. Efterhånden som vi fik talt tingene igennem, måtte vi konstatere, at medarbejderne har taget meget positivt imod forslaget og glæder sig meget til den 1. oktober, pointerer Jesper Smidt med et smil i stemmen.

Har I fortalt det til jeres kunder?

Vi var selv en smule skeptiske i forhold til, hvad vores kunder ville sige til det nye initiativ. Vi har altid været meget servicemindede og stået til rådighed for vores kunder. Nu har vi så fortalt dem, at vi lukker kontoret om fredagen og må bare sige, at vores kunder har stor forståelse for vores disposition. De kender selv til knaphed på arbejdsmarkedet og synes, at vi har en spændende løsning på rekruttering og fastholdelse af medarbejdere. Vi kan mærke, at vores kunder har tillid til os og ikke har udtrykt bekymring i forhold til kvaliteten af vores samarbejde. Vi har ikke hørt noget negativt, tværtimod, lyder de afsluttende ord fra Søren Appelrod.

Skal stå sin prøve

Efter et hektisk forår mangler revisorerne hos Aaen og Co. blot at få indsendt et par årsrapporter og selvangivelser på denne dag i begyndelsen af juli. Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsen har udsat de gældende indsendelsesfrister med en uge, hvilket betyder, at alt kan klares til tiden. Sommerferien står nu for døren, og når revisorerne kommer tilbage på kontoret efter ferien, kan de begynde at tilrettelægge en ny form for arbejdsliv. Efter alt at dømme vil 32:4 være et lige så anvendt begreb som udvidet gennemgang, når efteråret har taget fart.

---------------------------------------------------------------------------------------------

I en kommende artikelserie sætter SIGNATUR fokus på revisorbranchens mangel på medarbejdere. Vi bringer derfor en række case-historier, hvor medlemsvirksomheder gør en ekstra indsats for at tiltrække og fastholde medarbejdere. I denne første artikel fortæller Aaen & Co. om indførelsen af en arbejdstidsordning, hvor medarbejderne arbejder fire dage om ugen.