Hvordan reviderer jeg hjemmefra?

Ingen ved, hvor lang tid vi er påvirket af denne helt særlige corona-situation. Måske det er realistisk at antage, at vi kommer til at arbejde hjemmefra i en længere periode (?), hvorfor det er relevant at sætte sig godt ind i, hvordan vi opretholder en effektiv revision udført på distance fra kunden.

Revisorer kender til at arbejde hjemmefra, men ikke i samme omfang som nu. ”Det kan sammenlignes med en løber, som normalt løber 5 km, men som pludselig skal løbe et maraton – det kræver også, at man sætter sig godt ind i tingene, før man kan stå distancen”, udtaler Thomas Krath Jørgensen, fagchef i FSR – danske revisorer.

Moderne teknologi hjælper os godt på vej ift. hjemmearbejdet, men den helt banale udfordring er mangel på effektiv kommunikation og konsekvenserne heraf. Vi kommer her med nogle anbefalinger om 1) at udføre revision på distancen og 2) at arbejde hjemmefra, således at motivation og produktion kan opretholdes bedst muligt.

Revision på distancen

Bogføringen sker elektronisk, og langt de fleste danske virksomheder opbevarer i dag bilag elektronisk. Kundernes medarbejdere har ofte gode muligheder for at arbejde hjemmefra. Grundlaget for at opretholde revisionen i denne corona-tid er derfor alt andet lige til stede.

Udfordringen er som i enhver anden revision kommunikation. Men udfordringen bliver større, når vi ikke kan sidde ved siden af kunden og på samme måde tilgå informationer, forklare, illustrere mv. Her følger vores anbefalinger:

• Forventningsafstemning med kunden – ”ude af øje, ude af sind”. Alle har travlt, og kunder kan nedprioritere leverancer til revisor, når revisor ikke er fysisk til stede, og kunden prioriterer interne opgaver over leverancer til revisor. Det er vigtigt, at kunden forpligter sig til at levere til revisor – løft eventuelt problemstillingen til øverste ledelsesniveau (kunde og revisor), så ”tone at the top” er på plads, og alle arbejder mod samme mål.
• Forventningsafstemning i revisionsteamet – eksempler gives her; a) Revisorer arbejder ofte på flere revisionsopgaver samtidig. Managers skal afstemme med teams, hvornår der arbejdes på hvilke opgaver, tidsplaner for leverancer mv. b) Revisionsteams sidder oftest sammen i storrum eller i mødelokaler, og derfor kan man løbende afklare eventuelle problemstillinger og spørgsmål, ligesom managers kan reviewe udført arbejde af teamet, og man kan gennemgå eventuelle reviewkommentarer. Det er ikke længere lige til, når vi ikke sidder sammen, og måden, det skal ske på, skal aftales.
• Svartid – helt lavpraktisk, når du modtager en mail, er det vigtigt, at du svarer forholdsvist hurtigt. Skriv evt., at mailen er modtaget, og du svarer senere – hvad du kan svare på, hvad du ikke kan svare på, hvem der i øvrigt kan hjælpe osv. Så ved afsender, at modtager er i gang – en vished om, at der kommer et brugbart svar.
• Faste mødetidspunkter (kunde og revisionsteam) – når revisionen opstartes, bør faste mødetidspunkter aftales. Det kan være dagligt, flere gange dagligt, møder med specialister (hos kunden, i revisionsteamet) osv. Lav en fast detaljeret mødeplan for hele revisionsperioden. Det anbefales også at lave opstartsmøder (morgen) og opsamling (eftermiddag) i revisionsteamet – det kan være korte møder af varighed på fx 10 min. for at igangsætte og afslutte dagen.
• Prepared by client (”PBC-liste”) – komplet detaljeret tjekliste med generelle informationer og informationer pr. regnskabspost, som kunden skal levere til revisor. Denne skal a) være så udførligt beskrevet som muligt OG b) gennemgås med økonomichefen linje for linje for at sikre, at alle informationsbehov er 100% forstået. En ineffektiv revision starter med, at ”PBC-materiale” ikke er forberedt som aftalt og forventet (for lav kvalitet).
• Udeståender kommunikeres detaljeret – under revisionen skal alle udeståender kommunikeres til kunden, og det bør overvejes at gøres dagligt. Det anbefales at føre en liste med disse udeståender – der kan fx tages udgangspunkt i ”PBC-listen”, hvor der tilføjes yderligere informationsbehov i bunden af listen. Leverede informationer i ”PBC-listen” slettes eller markeres med en farve. Skriv udførligt, hvad der savnes, fx ”svar på mail af 17. marts 2020 – bilag XYZ med tilhørende forklaring XYZ”.
• Udveksling af dokumenter (platform) – revisorer behandler fortrolige informationer, og rette platform for udveksling af informationer og dokumenter skal aftales med kunden. Kan almindelig mail anvendes, skal der anvendes krypterede mails eller en serverløsning, hvor kunden kan uploade materiale osv.? Her er den øgede cybertrussel mod Danmark og GDPR-krav i øvrigt vigtige elementer at overveje!
• Løbende revurdering af planlagte formelle møder – revision af årsrapporten sigter ultimativt mod generalforsamlingens godkendelse. Før dette sker, afholdes sædvanligvis en række møder med kundens økonomiafdeling, CFO, CEO mfl. Det er vigtigt at være i dialog om behovet for at flytte disse møder, og her skal eventuelle vedtægtsbestemmelser omkring generalforsamlingen også iagttages. I øvrigt er vi i dialog med myndighederne omkring indsendelsesfristen og afholdelse af elektronisk generalforsamling (uden at være vedtaget på generalforsamlingen).

Revision af enkelte elementer i årsregnskabet vil stadigvæk kræve, at revisor er fysisk til stede. Det gælder fx den årlige lageroptælling. Her vil det være ineffektivt, hvis revisor skulle udføre alternative handlinger som eksempelvis at følge køb og salgstransaktioner, til- og afgange på varelageret, som i øvrigt også kræver en anden revisionsmæssig tilgang – fx at revisor kan basere sig på effektive generelle it-kontroller.

Når revisors fysiske tilstedeværelse er krævet, bør revisor 1) følge revisionsfirmaets egne interne retningslinjer samt 2) følge Sundhedsstyrelsens anbefalinger.

Det at arbejde hjemmefra

Opfør dig, som var det et rigtigt job
Eksperter siger, at vi bliver ineffektive, når muligheden for at arbejde hjemme i pyjamas byder sig. Derfor bør man opføre sig, som skulle man på kontoret – tag et bad, tag andet tøj på og kom i gang ”til tiden”.

Hvis du ikke har et hjemmekontor, bør du indrette et midlertidigt hjemmekontor – et område/en plads i dit hjem, som du arbejder fra. Virksomhederne bør stille sædvanligt kontorudstyr til rådighed – en ekstern skærm, tastatur, mus mv. Find en god oprejst stol, så du sidder, som var du på kontoret. Få inspiration til, hvordan et lille kontor kan indrettes i dit hjem.  

Det er også vigtigt at møde ”til tiden”. Aftal et mødetidspunkt med revisionsteamet – som i plejer – og aftal tidspunkt for frokost eller kaffepause. Aftal også, hvornår I afslutter dagen.

Undgå brud på arbejdsdagen med praktiske husopgaver som tøjvask, rengøring eller opvask – som alle er elementer, som nedsætter din produktivitet.

Ovenstående sender også et signal til din partner og dine børn om, at du er ”på arbejde”, når du sidder på hjemmekontoret.

Undgå at føle dig isoleret
Ensomhed er en vigtig problemstilling at forholde sig til, da det kan medføre reduceret motivation og produktion. Det gælder især for de kollegaer, som bor alene.

For at undgå at føle sig isoleret bør man gøre brug af videomøder, fx ved at anvende Skype eller FaceTime, som mange har adgang til.

Man kan også overveje at holde frokostmøder virtuelt – fx spise frokost sammen med sine kollegaer med kameraet tændt. På denne måde opstår den uformelle og private dialog, som vi alle har behov for. Det lyder skørt, men alle er i samme båd, og derfor er det sjovt og kan fungere.

Det er vigtigt at holde motivationen høj, og kommunikation er i denne sammenhæng helt afgørende.

Revisions- og regnskabsmæssige overvejelser i øvrigt

Vi har udarbejdet et notat om relevante regnskabs- og revisionsmæssige overvejelser afledt af COVID19-situationen. Notatet indeholder eksempler på formuleringer i regnskabet, overvejelser om revisionsmæssige påvirkninger, revisors erklæring (modifikation), going concern, revisionsområder, regnskabsposter, risici mv. som kræver særlig opmærksomhed. Find notatet her.

FRC i England har også udarbejdet et skriv om relevante overvejelser - blandt andet:

• Going concern-overvejelser
• Særlige overvejelser i koncernrevision, idet koncernrevisor skal være i stand til at indsamle og reviewe materiale fra komponentrevisorer og konkludere på hele koncernregnskabet
• Tilstrækkelig omtale i regnskab og ledelsesberetning, så regnskabsbrugerne er tilstrækkeligt informeret om påvirkningen
• Revurdering af revisionsmæssige risici helt op til underskriftstidspunktet.
• Påvirkning på revisionspåtegningen