Opbevaring af digitalt regnskabsmateriale i udlandet - dispensationsmulighed i bogføringsloven

Faglig nyhedErhvervsankenævnet har ændret Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afgørelser i syv sager om dispensation for kravet om, at regnskabsmateriale skal opbevares her i landet. Ankenævnet har hjemvist sagerne til fornyet behandling, således at styrelsen kan fastlægge de nærmere vilkår for, at virksomhederne kan opbevare materiale i udlandet.

Regnskab

Ifølge bogføringsloven skal regnskabsmateriale for bogføringspligtige virksomheder som udgangspunkt opbevares her i landet.

Der er en række undtagelser til denne bestemmelse:

1) Regnskabsmateriale for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige a) sørger for at opbevare materialet i overensstemmelse med bogføringsloven, b) til enhver tid kan fremskaffe materialet og c) opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle nødvendige adgangskoder mv. i Danmark.

2) Bilag for aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden.

3) Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan i særlige tilfælde efter forudgående ansøgning tillade, at bestemmelserne om opbevaringssted helt eller delvist fraviges.

4) Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan fastsætte regler om, at regnskabsmateriale uden forudgående ansøgning kan opbevares i udlandet. Sådanne regler er fastlagt for opbaring i Finland, Island, Norge eller Sverige, jf. bekendtgørelse nr 250 af 23. marts 2006.

En række virksomheder har søgt om dispensation, fordi virksomhederne kan opnå økonomiske besparelser ved at outsource driften af regnskabssystemerne til udenlandske leverandører. Fænomenet ses f.eks. ved cloud-løsninger, hvor udenlandske leverandører opbevarer databaser med regnskabsmaterialet uden for de danske grænser. Andre virksomheder har søgt om dispensation til at opbevare materialet hos udenlandske modervirksomheder uden for Norden.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen havde i første omgang afvist at give dispensation, men syv virksomheder havde klaget til Erhvervsankenævnet. Der var i disse sager tale om opbevaring af regnskabsmateriale eller dele heraf på servere i Tyskland, England og USA.

Erhvervsankenævnet har nu underkendt Erhvervs- og Selskabsstyrelsens praksis, og har hjemvist de pågældende sager til fornyet behandling i styrelsen med henblik på at fastsætte vilkårene for en dispensation. I alle tilfælde var der tale om danske virksomheder, som indgår i et internationalt koncernforhold, og hvor der uden en dispensation ville være betydelige meromkostninger til lokal, dansk regnskabsfunktion. Ankenævnet påpeger desuden, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i sin konkrete sagsbehandling vil have mulighed for at vurdere, om en ansøger må formodes at ville opfylde de stillede vilkår for tilladelsen. I nogle af sagerne påpeger nævnet, at styrelsen vil kunne betinge sig, at den digitale dokumentation i form af databaser og sikkerhedsprocedurer mv. opbevares i udlandet, men at kopier af regnskabs- og bilagsmateriale opbevares i Danmark. I andre af sagerne henviser nævnet til, at ansøgeren på forhånd har erklæret, at udskrivning i klarskrift er muligt fra selskabets adresse i Danmark, hvor systembeskrivelser ligeledes forefindes.

Erhvervsankenævnets kendelser af 14. juli 2011:

J.nr. 2010-0023071

J.nr. 2010-0023123

J.nr. 2010-0023126

J.nr. 2010-0023251

J.nr. 2010-0023252

J.nr. 2010-0023253

J.nr. 2010-0023507 

I alle kendelser stemte tre ud af fem dommere for, at sagerne skal hjemvises til fornyet behandling med henblik på dispensation, hvorimod to dommere stemte for, at der ikke kunne meddeles dispensation.

 

 

Kontakt

  • Ole Steen Jørgensen

    Chefkonsulent - cand.merc.aud.

    3369 1026
    4193 3126